Como aplicar os 5s no trabalho
Aplicar os 5s no trabalho é um método que facilita a vida de quem está à procura de mais organização. No mundo empresarial, a procura por ferramentas e métodos que ajudem o negócio a marcar posição no mercado são cada vez mais valorizados.
Com a chegada das festas de fim-de-ano, é normal que já esteja a pensar em certas restruturações ou mudanças quer no seu ambiente de trabalho, quer no ambiente familiar/pessoal.
Hoje apresentamos uma filosofia japonesa que é dividida em 5 fases fundamentais que visam a agilização dos processos, tornando-os também mais seguros e limpos, graças a medidas pré-estabelecidas e à participação de todos os envolvidos. Isto: a equipa é vista como um todo e é responsável pelos resultados finais dos processos.
O que são os 5s?
Trata-se de uma ferramenta de gestão asiática que surgiu entre as donas de casa no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial ter terminado. O seu objetivo era envolver toda a família nos processos de cuidado e conforto da casa.
Em pouco tempo, esta ferramenta dos 5s conquistou o meio empresarial devido à disciplina, eficiência e precisão na reestruturação. O nome de 5s é devido às iniciais de cada uma das fases: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Seiri
O primeiro dos 5s significa “senso de utilização” e diz respeito à consciência de ter em pleno funcionamento aquilo que de facto funciona ou que de certa forma funciona mais e melhor no ambiente daquela empresa. Por outras palavras: estimula a rejeição de tudo aquilo que não acrescenta valor quando se fala em utilidade.
Seiton.
De seguida falamos em “senso de organização”. Como a própria tradução indica, diz respeito ao incentivo por parte de todos os envolvidos na organização do seu próprio espaço ou divisão, criando estratégias para os diferentes setores como por exemplo no armazenamento de documentos ou materiais.
Seiso.
O terceiro “s” diz respeito ao “senso de limpeza”. Mais uma vez é autoexplicativo. Cada um deve manter o seu local de trabalho limpo, agradável e produtivo. Esta noção amplia-se para a própria aparência pessoal.
Seiketsu.
Aqui falamos em “senso e normalização”. Isto é, uniformizar e padronizar os processos e etapas descritos anteriormente, de forma a melhorar o ambiente de trabalho e proporcionar mais qualidade e até saúde a quem dele usufrui.
Shitsuke.
Por fim, o último “s” fala em “senso de (auto) disciplina”. Depois de todas as mudanças para tornar a empresa o mais funcional possível estarem implementadas, é tempo de transformar estas regras num estilo de vida, num hábito.
Onde e como aplicar os 5s?
A principal função deste método ou filosofia é facilitar as operações, reduzir perdas de tempo e material, tornando a empresa e os colaboradores mais produtivos.
Sugerimos que comece por aplicar os 5s nos cargos de liderança para que possam estimular a sua utilização entre os restantes funcionários. Os resultados positivos em certos departamentos levarão à sua implementação nas restantes equipas.
Sugerimos que os líderes têm em consideração as seguintes estratégias para implementação:
- Criação de Estímulos. Não deixe de criar oportunidades para que os 5s ganhem maior destaque. Ofereça também relevância a todos aqueles que conquistaram o sucesso graças à prática desta filosofia.
- Não ignorar problemas. Avalie os pontos críticos das operações e liste-os de forma didática para que evitar a sua repetição.
- Faça avaliações. A adoção de avaliações frequentes nas equipas é de extrema importância. Assim, permite que reflita sobre cada uma das etapas levando a uma execução natural, repetida, mas com resultados positivos.
Não se esqueça que pode também aplicar esta metodologia em casa. Sente-se preparado para utilizar os 5s no trabalho?
