Conheça 9 dicas práticas de gestão de tempo e produtividade
Todas as empresas precisam de organização, desempenho e bem-estar, e para tal a gestão de tempo e produtividade são fundamentais.
Se o seu negócio é focado em resultados, com certeza que a gestão de tempo e produtividade fazem parte da sua rotina. Hoje preparamos um artigo com 9 dicas que podem influenciar o dia-a-dia da sua equipa para uma gestão de tempo mais eficaz e uma consequente maior produtividade. Descubra quais as melhores para colocar em prática e começar desde já a melhorar resultados.
1. Planear a rotina.
O primeiro passo de qualquer estratégia deve ser sempre o planeamento. Aqui não é diferente. Deve planear tudo o que pretende fazer. Um dos principais erros que geralmente acontecem é a repetição de tarefas, simplesmente por hábito. Quando existe uma rotina automática de algum processo é normal que exista repetição desnecessária, ao existir um melhor planeamento pode-se poupar tempo nas tarefas.
2. Definir metas e prazos.
Para a gestão de tempo e produtividade é crucial a existência de um cronograma. Assim, é possível analisar melhor os tempos de cada tarefa. Deve definir as suas metas e prazos tendo uma visão completa de todas as etapas do processo e entender a relação entre as tarefas que o completam.
É também uma boa prática, ter direcionamentos diários ou semanais. Faça reuniões rápidas com a sua equipa onde seja possível estabelecer novas metas e apresentar o que foi feito até então. Deste modo pode aumentar não só a sua produtividade, como a de toda a equipa.
3. Apontar as tarefas pendentes.
Já todos passamos por momentos de muito trabalho onde não conseguimos estar completamente focados numa só tarefa com medo de esquecer as restantes. Para fortalecer a sua confiança e conseguir verdadeiramente focar-se no que é mais importante, pode fazer um exercício simples, mas bastante eficaz: uma lista. Mantenha ao seu lado um bloco e uma caneta e cada vez que a sua mente o interromper com alguma atividade extra a realizar, adicione-a à lista. Desta forma, garante que não se esquece dela e consegue dedicar-se verdadeiramente ao que decidiu fazer.
É também importante que dedique algum tempo para gerir as prioridades e nível de dificuldade das tarefas que tem pendentes. Deste modo consegue tratar das mais urgentes primeiro e ainda escolher as mais rápidas para completar o seu dia. As que exigem maior dedicação devem ser encaixadas em momentos de maior foco.
4. Diminuir as distrações.
Os fatores externos são também influenciadores no que diz respeito a interrupções do fluxo de trabalho. Deixe o telemóvel em silêncio e fora do seu alcance. Desative as notificações do computador. Se estiver em ambiente partilhado com outras pessoas, quer seja em casa ou no escritório, crie códigos para que não seja interrompido – um simples post-it no computador pode ajudar.
5. Delegar tarefas.
Uma boa gestão de tempo e produtividade não dizem respeito apenas à vertente individual. Se é líder de alguma equipa é importante que entenda de que forma pode garantir resultados coletivos eficientes. Assim, sugerimos que entenda a relação entre as tarefas e os elementos da sua equipa para poder delegar certas atividades às pessoas mais capacitadas.
6. Recompensar para aumentar a produtividade.
É interessante marcar tempos para produzir e gerar intervalos entre estes blocos de tempo como recompensa. Assim, garante uma maior concentração e foco durante aquele período de tempo, sabendo que de seguida terá uma pausa para atividades pessoais.
7. Cuidar de si.
A vida não é só trabalho e a saúde mental é sem dúvida essencial para o equilíbrio de qualquer um. Para garantir uma maior produtividade, é também preciso que cuide de si e evite esgotamentos. A prática de atividades físicas regulares, uma alimentação saudável e uma boa hidratação, são alguns fatores que podem ajudar. Não se esqueça de se dedicar a algum hobby que tenha e procure sempre o equilíbrio entre os pilares da sua vida: a nível social, afetivo e até espiritual.
8. Dizer que não.
Dizer que não, não é egoísmo ou falta de profissionalismo. Carregar tudo às costas, independentemente do que aparecer não é uma boa prática no que diz respeito à gestão de tempo e produtividade. Saber dizer que não, ajuda. Além de delegar tarefas, aprender a recusar a participação em certos projetos que lhe podem tirar força e foco do seu trabalho pode na verdade ser uma forma de aumentar a sua produtividade e da sua equipa.
9. Ferramentas de Gestão.
Hoje em dia não faltam ferramentas tecnológicas que o podem ajudar na otimização da produtividade. Falamos em ferramentas de gestão com funções que permitem acompanhar métricas relevantes para o seu negócio, a integração com outras ferramentas virtuais, a automatização certas ações e gestão do tempo. Assim, o seu fluxo de trabalho torna-se mais produtivo e inteligente. A nossa sugestão? PHC, claro!
