O software de gestão é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, seja qual for a sua dimensão. Normalmente conotados como ERP (Enterprise Resource Planning), estes softwares são muito mais do que apenas um sistema de faturação, são ferramentas completas de gestão que permitem gerir todo o negócio e tomar decisões de forma muito mais célere e assertiva.
Este artigo tem como objetivo descrever as principais funções de um software de gestão para que compreenda a relevância que estas soluções têm para as empresas.
Faturação
Esta é por muitos considerada a funcionalidade base de um software de gestão, sendo inclusivamente a principal razão da aquisição deste tipo de softwares. Ter a capacidade de faturar é essencial para qualquer empresa. No entanto a faturação é apenas a ponta do icebergue.
Recebimentos
Gerir os recebimentos é tão importante como ter capacidade de faturar. Ter um software capaz de apresentar listagens de dívida atualizadas dos seus clientes é essencial para solidez financeira do seu negócio.
Gestão de Tesouraria
Tão importante como faturar e receber é controlar e antecipar cenários financeiros. Ter informações corretas sobre saldos de contas, disponibilidades (imediatas ou futuras) e ter a possibilidade de efetuar previsões de tesouraria, faculta-lhe um poder de decisão muito mais fiável.
Gestão de Stocks
Ter uma noção real das existências em armazém, bem como do seu valor, é um ponto crucial na gestão de uma empresa. Com esta informação previnem-se encomendas em excesso a fornecedores ou vendas de produtos que já não estão em stock. Por outro lado uma boa gestão de stocks garante uma diminuição no tempo de armazenagem e um aumento na rotatividade de capital da empresa.
Gestão de Relacionamento com Clientes
O software de gestão também inclui um CRM (Customers Relation Management). Esta ferramenta permite efetuar o registo de todos os contactos efetuados com um cliente (ou potencial cliente), os seus interesses, perspetivas de negócio e muitas outras informações relevantes para garantir a sua satisfação ou aumentar a probabilidade de fecho de negócio.
Gestão de Serviço Pós-Venda
A relação com o cliente não termina no momento em que a venda é concluída. Existem muitos outros passos que podem e devem ser dados na ótica de melhorar a qualidade do serviço prestado ao cliente, com o intuito da sua satisfação e possível fidelização.
Ter informações que permitem acompanhar o cliente periodicamente são uma mais valia e certamente uma vantagem competitiva.
KPI’s (Key Performance Indicators)
Podemos definir KPIs como os objetivos de uma empresa em números para um determinado período. Por exemplo o volume de vendas, o número de reclamações ou o número de novos clientes por espaço temporal (trimestral, semestral, anual ou outro). Ao traçar KPIs e ao acompanhar os mesmos terá uma capacidade analítica do estado atual da sua empresa face ao planeamento efetuado para esse período, tendo métricas de análise e comparação para uma fácil perceção dos resultados obtidos.
Marketing e Vendas
Ter a capacidade de medir o retorno das ações de marketing e comerciais é importante não só para perceber o seu impacto, mas também para determinar futuras ações e respetivos investimentos. Para se poder determinar o custo benefício de cada ação é necessário perceber a origem da compra ou lead gerada. Apena desta forma é possível medir o ROI corretamente. Definir objetivos de forma clara facilita este processo.
Gestão de Trabalhos em Curso
Para empresas prestadoras de serviços com prazos de execução, é essencial ter a capacidade de analisar em detalhe o custo dos trabalhos realizados. Este é um ponto muito negligenciado por algumas empresas, sendo um facto que grande parte não tem uma noção exata da sua margem de lucro nos serviços prestados.
Business Intelligence
Os softwares de gestão têm a capacidade de resumir informações relevantes em relatórios para uma fácil análise. Já lá vai o tempo em que todos os dados teriam de ser inseridos no excel e posteriormente selecionados os que eram relevantes para cada análise a efetuar.
Isto permite acelerar o processo de análise e decisão, sendo no nosso ponto de vista essencial para qualquer gestor.
O software de gestão é muito mais do que uma ferramenta de faturação, na verdade trata-se de uma solução completa e adaptável à realidade de cada empresa, que tem como objetivo aumentar a sua produtividade.
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