O software de gestão é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, seja qual for a sua dimensão. Normalmente conotados como ERP (Enterprise Resource Planning), estes softwares são muito mais do que apenas um sistema de faturação, são ferramentas completas de gestão que permitem gerir todo o negócio e tomar decisões de forma muito mais célere e assertiva.

Este artigo tem como objetivo descrever as principais funções de um software de gestão para que compreenda a relevância que estas soluções têm para as empresas.

• Faturação

Esta é por muitos considerada a funcionalidade base de um software de gestão, sendo inclusivamente a principal razão da aquisição deste tipo de softwares. Ter a capacidade de faturar é essencial para qualquer empresa. No entanto a faturação é apenas a ponta do icebergue.

• Recebimentos

Gerir os recebimentos é tão importante como ter capacidade de faturar. Ter um software capaz de apresentar listagens de dívida atualizadas dos seus clientes é essencial para solidez financeira do seu negócio.

• Gestão de Tesouraria

Tão importante como faturar e receber é controlar e antecipar cenários financeiros. Ter informações corretas sobre saldos de contas, disponibilidades (imediatas ou futuras) e ter a possibilidade de efetuar previsões de tesouraria, faculta-lhe um poder de decisão muito mais fiável.

• Gestão de Stocks

Ter uma noção real das existências em armazém, bem como do seu valor, é um ponto crucial na gestão de uma empresa. Com esta informação previnem-se encomendas em excesso a fornecedores ou vendas de produtos que já não estão em stock. Por outro lado uma boa gestão de stocks garante uma diminuição no tempo de armazenagem e um aumento na rotatividade de capital da empresa.

• Gestão de Relacionamento com Clientes

O software de gestão também inclui um CRM (Customers Relation Management). Esta ferramenta permite efetuar o registo de todos os contactos efetuados com um cliente (ou potencial cliente), os seus interesses, perspetivas de negócio e muitas outras informações relevantes para garantir a sua satisfação ou aumentar a probabilidade de fecho de negócio.

• Gestão de Serviço Pós-Venda

A relação com o cliente não termina no momento em que a venda é concluída. Existem muitos outros passos que podem e devem ser dados na ótica de melhorar a qualidade do serviço prestado ao cliente, com o intuito da sua satisfação e possível fidelização.

Ter informações que permitem acompanhar o cliente periodicamente são uma mais valia e certamente uma vantagem competitiva.

• KPI’s (Key Performance Indicators)

Podemos definir KPIs como os objetivos de uma empresa em números para um determinado período. Por exemplo o volume de vendas, o número de reclamações ou o número de novos clientes por espaço temporal (trimestral, semestral, anual ou outro). Ao traçar KPIs e ao acompanhar os mesmos terá uma capacidade analítica do estado atual da sua empresa face ao planeamento efetuado para esse período, tendo métricas de análise e comparação para uma fácil perceção dos resultados obtidos.

• Marketing e Vendas

Ter a capacidade de medir o retorno das ações de marketing e comerciais é importante não só para perceber o seu impacto, mas também para determinar futuras ações e respetivos investimentos. Para se poder determinar o custo benefício de cada ação é necessário perceber a origem da compra ou lead gerada. Apena desta forma é possível medir o ROI corretamente. Definir objetivos de forma clara facilita este processo.

• Gestão de Trabalhos em Curso

Para empresas prestadoras de serviços com prazos de execução, é essencial ter a capacidade de analisar em detalhe o custo dos trabalhos realizados. Este é um ponto muito negligenciado por algumas empresas, sendo um facto que grande parte não tem uma noção exata da sua margem de lucro nos serviços prestados.

• Business Intelligence

Os softwares de gestão têm a capacidade de resumir informações relevantes em relatórios para uma fácil análise. Já lá vai o tempo em que todos os dados teriam de ser inseridos no excel e posteriormente selecionados os que eram relevantes para cada análise a efetuar.

Isto permite acelerar o processo de análise e decisão, sendo no nosso ponto de vista essencial para qualquer gestor.

O software de gestão é muito mais do que uma ferramenta de faturação, na verdade trata-se de uma solução completa e adaptável à realidade de cada empresa, que tem como objetivo aumentar a sua produtividade.

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