Conheça os 5 P’s de uma reunião produtiva. Preparamos este artigo com as melhores dicas para se preparar. Já pensou em quantas reuniões um gestor ou líder tem por dia? Com uma média de oito horas de trabalho diário, quantas horas sobram para conseguir cumprir as restantes tarefas? Pois. Vamos então reformular a pergunta inicial: quantas reuniões produtivas um gestor ou líder tem por dia?
Mais uma vez, o foco está na produtividade. As reuniões podem, em variadíssimos casos, fazer com que a equipa perca tempo em vez de o rentabilizar. Assim, as reuniões produtivas são importantes para as trocas de ideias e tomadas de decisão relevantes. A organização e o planeamento de uma reunião desempenham, por isso, um papel extremamente importante.
Propósito
É essencial que todos os participantes saibam o motivo da reunião. Identifique de forma clara quais as prioridades e objetivos da sua reunião. Estas devem ser tratadas de forma criativa e com pensamento livre; ou com maior precisão e profundidade? O objetivo é ter um grupo de pessoas que trabalhe em conjunto para conseguir os objetivos da empresa.
Preparação
De forma a tornar a reunião eficaz e para que as decisões sejam tomadas de forma fundamentada, deve existir um desenvolvimento de diagnósticos e trabalhamos preliminares. Estes conteúdos devem também ser partilhados de forma prévia entre todos os participantes da reunião para a direcionar no melhor caminho. Assim, é criada uma consciência coletiva para a aceitação de mudanças que possam levar à transformação do negócio. Cada participante deve estar preparado para partilhar as suas opiniões, os seus objetivos, processos e resultados.
Processo
As reuniões fazem parte do processo de gestão de qualquer estratégia e devem ser estabelecidas previamente tendo em consideração as necessidades de decisão. Podem ser oportunas, contínuas, ou adaptativas ao contexto do negócio. O objetivo é sempre progredir. Cada envolvido deve sair da reunião um passo à frente e com maior clareza sobre o que cada um precisa de fazer individualmente ou em conjunto.
Participação
Uma reunião produtiva acontece num ambiente colaborativo e multidisciplinar, especialmente num contexto complexo, onde os temas devem ser abordados em diferentes perspetivas. Desta forma, a escolha e participação de cada envolvido interno ou externo à organização é de alta importância. Isto permite o aumento da identificação de oportunidades; um melhor entendimento de alguns pontos críticos; reforça o poder da criação, a geração de sinergias e o consequente poder de execução, graças ao compromisso de todos.
Progresso
Todas as reuniões devem ter claros indicadores, metas, projetos e responsáveis para as prioridades. Assim, é possível ver desenrolar o caminho de uma estratégia operacional que irá permitir avaliações periódicas ao progresso da empresa. Esta avaliação determina se está no caminho certo, e se não, que mudanças aplicar. Mantenha uma planilha atualizada sobre o tudo o que acontece nas reuniões, descrevendo como os participantes alcançaram os seus objetivos.
