Existem várias metodologias de gestão, e hoje apresentamos a Plan-Do-Check-Act. Trata-se de um método simples, de apenas 4 fases, que poderá auxiliar na melhoria de diversas tarefas da sua empresa.
Esta metodologia foi criada nos anos 20 e consiste num clico básico que traduzido corresponde a: Planear, Fazer, Verificar e Agir.
A utilização deste processo de melhoria de gestão consiste no aperfeiçoamento de algumas atividades do negócio, tais como projetos essenciais para o funcionamento da empresa ou até mesmo a solução de problemas, grandes ou pequenos.
De destacar que esta ferramenta é recomendada pela ISO 9001:2015 – normas técnicas que definem um modelo de gestão de qualidade para organizações em geral. Esta metodologia Plan-Do-Check-Act é assim uma forte ajuda no desenvolvimento de qualidade de processos e grande aliada na solução de problemas.
Principais Benefícios da metodologia Plan-Do-Check-Act:
- Maior rapidez e aperfeiçoamento de atividades;
- Fácil identificação de problemas e a sua origem;
- Otimização das diretrizes de controlo;
- Integração das várias etapas de produção;
- Maior envolvimento de toda a equipa;
- Melhoria contínua de processos.
De forma geral, a metodologia apresenta diversos benefícios, no entanto é importante realçar que os seus resultados são sempre acumulativos e que é um processo contínuo, devendo ser aplicada quantas vezes for necessário.
As fases que completam este método devem estar em constante desenvolvimento. Vamos agora explorar cada uma.
PLAN: planear.
O ponto de partida desta metodologia, como de quase qualquer uma, é precisamente planear. Ou seja, definir ou criar uma estratégia que leve à solução de algum problema identificado em certa atividade.
Para tal, a equipa de projeto deve ser competente e responsável por esta análise para que possa desenvolver o plano a seguir, sem esquecer a viabilidade para a empresa.
É aqui que são escolhidos os envolvidos responsáveis por cada etapa do ciclo. Poderão existir métodos complementares a utilizar em cada um deles e é também nesta fase que devem ser selecionados. E, claro, o mais importante, deixar bem claro qual é o objetivo principal.
Desta forma é possível hierarquizar e criar planos de ação para cada um dos problemas identificados para conseguir solucioná-los da melhor maneira.
DO: fazer.
O segundo passo serve para executar tudo aquilo que foi planeado no primeiro. É uma fase crucial para esta metodologia. Ela deve ser feita e analisada ao detalhe de modo a evitar qualquer falha e aumentar o sucesso de todas as ações. É aqui que toda a equipa é treinada para fazer com que o método funcione. Recomendamos que registe todos os resultados devidamente datados (mesmo os maus) e que os comunique à sua equipa. Assim eles ganharão consciência das suas ações e prazos.
CHECK: verificar.
Nesta fase, toda a equipa deve verificar e analisar tudo o que foi feito, tal como todos os resultados obtidos de acordo com o planeamento definido.
Como já percebeu, é uma fase que deve acompanhar o resto do ciclo da metodologia. Com ela conseguirá entender se as tarefas estão a ser desenvolvidas de forma correta e analisar os resultados estatisticamente.
Não se esqueça de verificar se tudo aquilo que foi planeado está de facto a ser feito. Compare os resultados de antes e depois e o próprio desenvolvimento do objetivo definido. Se achar que os resultados não são aquilo que esperava, volte à fase de planeamento. É mesmo um ciclo!
ACT: agir.
O último passo, e tal como o nome indica, diz respeito a agir. É o momento de colocar em prática todo o processo, com as ações mais indicadas para cada problema. Ao verificar os resultados no passo anterior, surgirão possíveis ajustes ou correções que devem ser aplicados neste passo.
Por fim, e para entender realmente esta metodologia deve ter em consideração que o processo deve ser padronizado e alargado a outros possíveis e mais variados problemas nas empresas. Não esquecer de partilhar todos os conhecimentos adquiridos com os restantes envolvido de modo a refletir sobre o que pode e deve ser melhorado. E a seguir? Voltar a aplicar a metodologia Plan-Do-Check-Act!
