Com o mercado mundial de software de ERP estimado em 41,69 biliões de dólares até ao ano de 2020, o impacto destes sistemas é evidente. Embora este número seja impressionante, aqueles que nunca utilizaram um ERP podem achar difícil entender a importância que um software ERP pode ter para seus negócios. Mas, como a globalização aperta o mercado para muitas indústrias, é essencial procurar todas e quaisquer ferramentas para dar à sua empresa uma vantagem competitiva. Para muitas empresas, isso é conseguido através do uso de software ERP.
Porque deve usar um ERP?
O software de planeamento de recursos empresariais é usado para gerir várias tarefas de um negócio, mas o que o torna melhor do que outras soluções? Embora o ERP possa ter objetivos semelhantes a outras soluções, as suas características únicas tornam-no um concorrente diferenciado no mercado de software. Aqui estão as oito razões pelas quais a importância dos sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) deve ser considerada por qualquer empresa.
1. Redução de custos
Embora muitos fornecedores tenham introduzido preços flexíveis nos últimos anos, os pacotes de ERP ainda são um grande investimento. Para muitos, o volume de investimento por si só pode fazer com que pareça improvável que um programa desta natureza acabe por reduzir custos para a empresa. No entanto, depois de ultrapassar o choque inicial, é mais fácil ver como os sistemas ERP podem fornecer um excelente ROI.
Primeiro, o ERP unifica muitos dos sistemas que atualmente podem estar fragmentados na sua empresa. Desde o desenvolvimento do produto até às contas a pagar, a sua equipa poderá aceder a todas as ferramentas necessárias para o seu trabalho a partir de um sistema centralizado.
Ao unificar sistemas, você ajuda a sua equipa a utilizar o seu tempo com mais eficiência. Com o ERP, os utilizadores não precisam de procurar informações em vários sistemas. Com a base de dados centralizada, as informações são muito mais fáceis de encontrar. Além disso, a sua empresa economiza dinheiro com o ERP, eliminando a necessidade dos utilizadores terem formação em vários sistemas. Isto reduz, não só, a quantidade de dinheiro gasto em formação, como também reduz o esforço logístico envolvido. Em vez de agendar várias sessões de formação com diferentes fornecedores, apenas necessita de fazê-lo com um.
2. Melhorias na colaboração
Os recursos dos softwares ERP podem variar dependendo do programa que a sua empresa utiliza, mas geralmente todos os sistemas melhoram a colaboração de alguma forma. Como mencionado anteriormente, a base de dados centralizada é parte integral do que torna um ERP único. Com essa base de dados, a empresa passa a ter uma única fonte de informação para trabalhar. Isto reduz a margem de erros causados pelo trabalho com os dados incorretos, reduzindo ainda mais os custos.
Além disso, uma base de dados centralizada reduz qualquer hesitação ou paralisação durante os projetos, uma vez que todos os elementos da equipa têm acesso aos dados necessários para toda a empresa. Além disso, não é necessário cruzar informações em vários sistemas ou origens. Como todos os dados são compilados, armazenados, partilhados e acessíveis num único sistema, não existem preocupações quanto à precisão, integridade ou segurança dos dados.
Isto não seria tão fácil se a sua equipa estivesse a inserir as mesmas informações de cliente várias vezes em diferentes sistemas. Sem um ERP, a margem de erro humano é exponencialmente superior, quando com um sistema ERP podem ser facilmente evitados.
3. Maior capacidade analítica
Uma base de dados centralizada também ajuda a melhorar as análises estatísticas e respetivos relatórios. Como um software ERP regista e armazena todos os dados que os utilizadores inserem, torna-os uma excelente ferramenta de business intelligence. O software ERP facilita e agiliza a criação de vários relatórios para a sua equipa. Relatórios que podem levar dias de pesquisa e compilação sem um ERP, levam apenas alguns minutos.
A maioria dos sistemas ERP fornece um painel personalizável para que os gestores possam ver os relatórios quando fizerem o primeiro login no sistema. Esses relatórios podem incluir desde declarações de receita e despesa até KPIs personalizados que oferecem informações sobre certas funções. A capacidade de aceder rapidamente a esses relatórios permite que você e a sua equipa tomem melhores decisões com maior rapidez. É importante salientar que os relatórios poderão ter diferentes níveis de acesso, garantindo que apenas colaboradores selecionados tenham acesso às informações.
4. Aumento da produtividade
Com métodos tradicionais, tarefas maçadoras e aborrecidas são inevitáveis. Tarefas como criação de relatórios, monitorização de níveis de stock, rastreio de tabelas de horas e processamento de pedidos, ocupam várias horas de trabalho aos seus colaboradores. Além de consumirem tempo, estes processos podem ter impacto na motivação dos colaboradores e induzir ao erro humano. Ao efetuar processos repetitivos e desmotivantes inúmeras vezes, até mesmo os melhores membros da equipa podem cometer um erro.
Se a sua empresa escolher a solução certa, um sistema ERP pode automatizar as tarefas mais rotineiras. A base de dados do software ERP elimina tarefas redundantes, como a entrada de dados, e permite que o sistema realize cálculos avançados em minutos. Isso liberta o tempo dos membros da sua equipa permitindo a realização de outras tarefas importantes, aumentando seu ROI quando se trata de mão de obra. Com isto, o ERP aumenta a produtividade, a eficiência e a rentabilidade da sua organização.
5. Aumento da satisfação dos clientes
Gerir os seus clientes nunca foi tão importante. Na era digital, mais e mais pessoas se estão a virar para a internet para receber conselhos sobre as roupas que devem usar, que devem comida comer e como viver as suas vidas. 84% dos consumidores confiam tanto nas avaliações on-line como nas avaliações um amigo, as opiniões anteriores dos clientes são mais importantes do que nunca.
A melhor forma de melhorar a satisfação de uma cliente é fornecer-lhe bens e serviços centrados em si. O ERP oferece essa capacidade à empresa de algumas maneiras diferentes. Primeiro, a maioria dos sistemas ERP está equipada com uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou pode ser facilmente integrada a uma. Com um ERP, o seu CRM tem acesso a dados nas funções de negócios.
Juntamente com as informações de contacto, um CRM integrado pode mostrar detalhes como histórico de pedidos e informações de faturação. Isso permite que a sua equipa veja seus clientes de forma mais holística para obter uma melhor compreensão dos seus desejos e necessidades. A maior visibilidade do cliente ajuda a sua empresa a desenvolver estratégias de vendas e aumentar a geração de leads.
6. Conformidade simplificada e gestão de riscos
À medida que as empresas crescem e fazem negócios em diferentes países, pode ser difícil acompanhar todos os diferentes regulamentos de impostos ao seu negócio. Até mesmo as empresas locais têm preocupações com os vários regulamentos ambientais, de segurança da informação e de recursos humanos.
Felizmente, muitos sistemas ERP são desenvolvidos com essas regulamentações em mente para ajudar as empresas a manter a conformidade em todas as etapas. Além disso, o software ERP fornece ferramentas de auditoria para ajudar a documentar itens como uso de produtos químicos e impostos. Isso torna incrivelmente fácil formular relatórios e enviá-los para o corpo administrativo relevante.
Além disso, os sistemas ERP geralmente fornecem ferramentas para gerir riscos. A confiabilidade e precisão aprimoradas dessa solução melhoram a gestão financeira, pois há uma menor margem de erro durante a contabilização. As ferramentas de previsão também permitem que os utilizadores antecipem cenários quando se trata de pedidos, mão de obra e orçamentos. Com estas informações em mãos, a sua empresa pode criar orçamentos, agendas e planos de desenvolvimento de produtos com maior assertividade.
1. Melhorias na monitorização de Inventários
Um dos grandes desafios das empresas em crescimento é acompanhar e monitorizar os seus níveis de stock em expansão. Os sistemas ERP utilizam códigos de barras, tags RFID e números de série, para manter o controlo do seu inventário em todas as etapas da cadeia de aprovisionamento. Essas ferramentas ajudam a equipa a acompanhar os níveis de stock em diferentes armazéns, a saber que produtos estão em transporte e quais estão nas prateleiras prontos para os consumidores. A visibilidade aumentada do armazém otimiza muito o processo de recolha, embalamento e envio, eliminando os possíveis erros de monitorização.
A monitorização de stock também reforça os relatórios, já que as tecnologias de rastreio apresentam valores mais precisos. Os utilizadores podem configurar KPIs personalizados para ver quais produtos se movem mais rápido – mostrando maior demanda – e quais aumentam os custos de transporte. Com a maior precisão fornecida pelo ERP, os gestores de armazém podem obter dados em tempo real sobre o seu inventário para tomar decisões mais precisas.
8. Melhor planeamento de produção e gestão de recursos
Além de gerir o inventário, os sistemas ERP também gerem a produção. O ERP fornece informações sobre todas as operações. Isso permite aos utilizadores otimizar os cronogramas de produção, equipamentos e mão de obra para maximizar a capacidade.
Além disso, o ERP gere a lista de materiais e ativos fixos. Com este software, os utilizadores podem facilmente criar e editar listas de materiais, além de acompanhar todas as alterações anteriores. A gestão de ativos fixos permite que os utilizadores programem a manutenção de equipamentos para reduzir o tempo de inatividade inesperado, melhorando sua rentabilidade e relacionamentos com a cadeia de aprovisionamento.
A importância dos sistemas ERP supera largamente o seu custo, tempo e esforço iniciais envolvidos na implementação.
