O software de gestão certo pode fazer toda a diferença do mundo para o seu negócio. No entanto, até mesmo o software certo pode ser ineficaz sem uma estratégia de implementação adequada. Talvez esteja hora da sua organização reavaliar as suas práticas de implementação de software, para garantir que obtém o melhor retorno do investimento feito.
Escolher o software certo é uma coisa, mas na realidade nada é mais importante do que a forma como ele é implantado numa organização. Mesmo que você já tenha iniciado um processo de implementação, existe uma grande probabilidade de que este possa ser melhorado.
Posto isto, passamos às nossas dicas para uma melhor implementação de software de gestão.
1. Defina as métricas de sucesso
Tudo começa com a definição de sucesso. Desde o início do processo, você precisa de saber qual é o melhor cenário e como classificará a implementação.
Quanto mais específico conseguir ser, melhor. Por exemplo, se estiver a implementar uma solução de CRM, poderá classificar o sucesso como um aumento de 7% nas compras repetidas nos primeiros 120 dias. Não precisa de especificar, mas as metas tendem a ser mais úteis quando podem ser medidas de forma objetiva.
2. Garanta a compatibilidade
Se a sua empresa já utiliza um conjunto de ferramentas e soluções de software, uma das primeiras coisas que você deve fazer é garantir que o novo software de gestão seja compatível. Nada é mais frustrante ou ineficiente do que ter soluções fragmentadas que não interagem entre si.
3. Atribuir uma pessoa dedicada
É fácil para a sua empresa dizer que leva a sério a implementação do software de gestão, mas as organizações geralmente colocam essa responsabilidade em segundo plano e não prestam a devida atenção até que as coisas já tenham ficado “caóticas”. A melhor maneira de minimizar possíveis complicações na implementação do software, é atribuir a tarefa de controlo a uma pessoa dedicada, cujo trabalho específico é supervisionar a implantação e a integração.
4. Não queira apressar o processo
Nunca deve implementar várias soluções de software ao mesmo tempo. Pode pensar que dessa forma está a gerir o tempo de forma mais eficiente, mas a realidade é que a maioria das empresas não é capaz de lidar com todas essas mudanças de uma só vez. Adotar um novo software pode ser bastante difícil. Tentar gerir simultaneamente a implementação de dois ou três softwares é quase impossível.
5. Dê tempo de adaptação aos utilizadores
É importante que seja dado tempo aos utilizadores para se adaptarem ao novo software. As expectativas irrealistas sobre quanto tempo devem levar os funcionários para dominar um novo recurso não são úteis para ninguém. A curva de aprendizagem pode ser íngreme e é melhor incluir um tempo extra do que reduzir o período de formação.
6. Na fase inicial cinja-se aos padrões do fornecedor
Quando um fornecedor o orienta pelos diferentes padrões e sistemas, sua mente não deve saltar imediatamente para as personalizações e possíveis adaptações às suas necessidades. A personalização excessiva de um novo sistema pode muitas vezes torna-lo inútil, deixando a sua empresa numa posição pior do que anteriormente. Cinja-se aos padrões do fornecedor, principalmente na fase inicial. Desta forma a adaptação ao novo sistema será mais simples, sendo a implementação das personalizações feita de forma gradual. Isto torna todo o processo de mudança mais “suave” para os utilizadores.
7. Crie uma cultura de comunicação
Em última análise, tudo se resume à comunicação. Uma boa implementação de software não acontece de forma isolada. É preciso haver canais de comunicação claros entre você e os seus colaboradores, bem como entre a empresa e o fornecedor. Se você se aperceber de uma falha na comunicação após os primeiros dias ou semanas de implementação, resolva o problema e coloque todos novamente na mesma página.
Pare de desvalorizar os seus investimentos em software
Não tenha dúvidas, um software de gestão é um investimento. Se não está a prestar atenção ao processo de implementação do novo software, está a desvalorizar o seu investimento. Isso pode parecer uma simplificação excessiva, mas é a realidade.
A implementação de um software de gestão não precisa de ser uma tarefa impossível, exigindo que você contrate um consultor e gaste milhares de euros. Com um pouco de bom senso e uma boa dose de paciência, qualquer empresa pode melhorar sua capacidade de introduzir novos softwares com sucesso e gerar um retorno saudável. A grande questão é: você tem um plano para implementação?
