Um dos maiores desafios que as empresas costumam enfrentar é a forma de comunicação no trabalho. Independentemente do tamanho das equipas, manter toda a gente orientada com os objetivos pode ser, sem dúvida, um problema. Assim, prepararmos este artigo com 6 estratégias para comunicar melhor no trabalho, de forma simplificada.
1. Defina claramente o papel de cada um.
Antes de iniciar qualquer projeto, certifique-se que cada um sabe exatamente qual é o papel que vai desempenhar. Pode parecer óbvio, mas se disser a alguém que é essencial para o projeto devido a X razões, essa pessoa vai entender claramente o que quis dizer.
É crucial que cada envolvido saiba exatamente quem é o responsável pelo quê. Esta comunicação tanto pode ser realizada de forma privada, em reunião de equipa ou até mesmo através de um documento escrito com uma lista onde apresente os deveres assinalados a cada um.
Muitas vezes, medidas simples como esta são as mais eficazes.
Outro ponto que deve ficar bem claro é quem é o decisor-chave. Ou seja, perante uma adversidade ou dúvida, quem tem a última palavra? Definir isto desde o início elimina muita da confusão na comunicação.
2. Crie um “dicionário” para a equipa.
Apesar de achar que está a comunicar com clareza, provavelmente existam algumas falhas. Todas as empresas acabam por desenvolver a sua própria “gíria” e isto pode ser um problema, principalmente para novos membros da equipa ou até para profissionais de departamentos externos.
Considere a criação de um glossário da empresa para que todos os elementos possam compreender exatamente as expressões mais utilizadas. Por exemplo: “Quando se fala em responsabilidade, falamos em…; quando se fala em layout, é a isto que nos referimos”.
Esta medida, mesmo para os funcionários mais antigos, pode ser bem mais esclarecedora e evita certas questões e problemas.
3. Cargos de Liderança
Crie uma hierarquia para comunicar melhor no trabalho. A comunicação em equipa pode ser uma função bastante pesada, especialmente com equipas mais numerosas. Considere ter alguém responsável, que lidere e possa distribuir responsabilidades.
Esta estratégia é útil principalmente para quem está a trabalhar com mais do que um projeto. Assim, terá uma pessoa que está sempre a par de todas as informações e que servirá de ponto-chave para todas as pequenas alterações. Pense nesta hierarquia como um funil: perante um grande volume de informações, essa pessoa servirá de filtro para absorver, organizar e distribuir funções.
4. Faça registos de tudo
Falar é importante, mas, sem dúvida, é indispensável deixar tudo registado. Desta forma, está a acrescentar clareza à sua equipa. Deixa de existir a possibilidade de contestação após uma ideia ter sido discutida e escrita e, claro, distribuída para cada participante dessa conversa / reunião.
Melhor ainda: peça a cada elemento presente que anote as suas considerações no final de cada reunião. Desta forma está a reforçar a mensagem de forma inconsciente em cada um.
5. Use expressões de reforço
Poderá continuar a existir espaço para confusão mesmo de depois de um esforço válido para ouvir e entender a mensagem que pretende dar. Muito facilmente, cada um pode extrair um significado diferente ou contextualizar de outra forma, não entendendo a sua mensagem. Mesmo no seu dia-a-dia, com certeza já viveu algo parecido.
Assim, faça resumos com expressões de reforço para comunicar melhor no trabalho:
“para recapitular, devemos…”; “para deixar claro, entenda-se que…”.
Repetir o mais importante do que foi dito, confirmará o entendimento da mensagem, poupando tempo e até alguma frustração no futuro.
6. Regras claras para os canais de comunicação
Desde o email até ao seu software de gestão, a sua equipa tem diferentes e variados métodos de comunicação.
Deixe bem claro qual o propósito de cada canal. Aqui existe flexibilidade para encontrar o que melhor funciona para a comunicação da sua equipa. Por exemplo, pode deixar as mensagens instantâneas para pedidos urgentes, o email para registo do que aconteceu em reunião, e o software de gestão para comentários ou dúvidas sobre um projeto em específico.
As estratégias para comunicar melhor no trabalho podem diferir de empresa para empresa, ou até mesmo de equipa para equipa. Entenda qual o melhor funcionamento da sua, e o que resulta ou não. Ter uma boa estratégia de comunicação interna é essencial para aumentar a produtividade.
