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4 Dicas essenciais para Controlo de Tarefas

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Sente que as tarefas da sua equipa estão desorganizadas? Sente dificuldade na sua gestão porque não sabe ao certo em que tarefas os seus colaboradores estão mais concentrados? Está constantemente a sentir que vai falhar uma entrega? 

Todos os seus problemas podem ser resolvidos com um simples controlo de tarefas, e felizmente nós temos 4 dicas essenciais para o ajudar a organizar-se e aumentar a produtividade e rentabilidade.

Defina Prioridades.

Apesar desta dica ser já uma velha conhecida, não significa que seja assim tão simples de aplicar. Vários critérios podem estar envolvidos quando se fala em prioridades, e estes podem mudar muito facilmente. Então é importante que esteja sempre alinhado com a sua equipa e que eles sejam flexíveis e compreensivos sobre as mudanças que podem ocorrer.

É também importante definir os critérios que definem a prioridade: a data de entrega, a relevância do cliente, o tempo e processos de execução…. Ter uma lista com dez tarefas e reconhecer todas como prioridades, não funciona. Lembre-se: quando tudo é prioridade, nada é prioridade.

Como gestor, deve acompanhar o estado de cada tarefa e orientar a sua equipa diariamente. Sugerimos uma mini reunião diária, onde num curto espaço de tempo se informe sobre o que foi feito no dia anterior, quais as tarefas do dia, se há impedimentos ou se alguém precisa de ajuda.

Gestão de Tempo

Uma boa gestão de tempo é fundamental. Trata-se de um dos recursos mais preciosos das empresas. Se conseguir medir de forma efetiva os tempos que a sua equipa precisa para executar determinadas tarefas, tudo ficará mais fácil. Quanto mais minuciosa for esta medição, mais dados terá para analisar. Por exemplo, quais são as tarefas mais demoradas, quanto tempo é investido em processos de retrabalho, e, claro, a produtividade da equipa em geral.

Esta dica vale ouro para quem baseia as suas negociações por pacotes de horas, ou mesmo por avenças mensais. Assim ficará mais fácil entender o custo do projeto e também o valor/hora da sua equipa. Com estes dados poderá de facto entender quem são os clientes rentáveis e quem, na verdade, lhe está a trazer prejuízo por dedicar mais horas do que aquelas que estavam programadas.

Relatórios e registos.

Só é possível gerir aquilo que se mede. Os relatórios são importantes para o controlo de tarefas, uma vez que obriga ao registo de todos os dados. A análise destes é que permite entender e avaliar a produtividade, a equipa, os resultados; se é necessário fazer ajustes, contratações, investimentos, etc.

Se a quantidade de dados a analisar for muito grande, pense em automatizar este processo. Assim, para além de ganhar tempo, pode fazer uma análise mais criteriosa, comparando períodos e cruzando informações.

Use um software de gestão.

Um software de gestão pode ser um item fundamental na vida de um gestor. Ele irá reunir todas as informações de forma clara e organizada, facilitando-lhe todo o processo. Todas as tarefas ficam registadas num único sítio. Terá acesso ao que foi feito, o que precisa ser executado, o que está em atraso, entre outros. Quanto mais completo for o software, a mais dados terá acesso.

Tem dúvidas sobre qual o melhor software de gestão para o seu negócio?